Algemeen
Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken in het kader van onze online sollicitatieprocedure via nnz.jobs.personio.com. Hierin lees je welke gegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:
Koninklijke NNZ B.V.
Aarhusweg 19723 JJ Groningen
Nederland
Telefoon: +31 (0)50 520 7800
KvK-nummer: 02039320 (Handelsregister Kamer van Koophandel)
Voor vragen over privacy in het kader van je sollicitatie kun je contact opnemen met onze HR-afdeling via hr@nnz.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee jij direct of indirect kunt worden geïdentificeerd, zoals je naam, contactgegevens, geboortedatum of gegevens over je loopbaan.
Wanneer je via ons sollicitatieformulier of per e-mail bij ons solliciteert, verwerken wij in ieder geval:
- voor- en achternaam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- het kanaal waarlangs je onze vacature hebt gevonden
Daarnaast kun je documenten uploaden, zoals een motivatiebrief, cv, diploma's of referenties. Deze documenten kunnen aanvullende persoonsgegevens bevatten, zoals je adres, geboortedatum, opleidings- en werkgeschiedenis of een foto. Wij vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of afkomst) mee te sturen, tenzij dit voor de functie noodzakelijk is.
Doel en grondslag van de verwerking
Wij verwerken je gegevens uitsluitend voor:
- het beoordelen van je sollicitatie en het doorlopen van de selectieprocedure;
- het contact met jou over de voortgang van je sollicitatie;
- het voorbereiden van een arbeidsovereenkomst wanneer wij je een functie aanbieden;
- het opnemen van je gegevens in onze talentenpool, uitsluitend met jouw toestemming.
De grondslag voor de verwerking is de uitvoering van (precontractuele) maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij het werven van geschikte medewerkers (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Opname in de talentenpool gebeurt op basis van jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).
Wie heeft toegang tot je gegevens?
Alleen HR-medewerkers en medewerkers die direct bij de selectieprocedure voor de betreffende vacature betrokken zijn (zoals de leidinggevende van de afdeling), hebben toegang tot je gegevens. NNZ is een internationale organisatie met vestigingen in meerdere landen; je gegevens worden alleen gedeeld met collega's van andere NNZ-vestigingen als dat voor de betreffende vacature relevant is.
Bewaartermijnen
- Word je niet aangenomen, dan verwijderen wij je gegevens uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.
- Geef je toestemming voor opname in onze talentenpool, dan bewaren wij je gegevens maximaal één jaar na afronding van de procedure, zodat wij je kunnen benaderen voor andere passende vacatures. Je kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.
- Word je aangenomen, dan worden de gegevens uit je sollicitatie onderdeel van je personeelsdossier en bewaard voor de duur van je dienstverband, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.
Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Geanonimiseerde gegevens gebruiken wij uitsluitend voor statistische doeleinden (bijvoorbeeld het aantal sollicitaties per vacature) en zijn niet meer tot jou herleidbaar.
Verwerkers en derden
Je sollicitatie wordt via een beveiligde (TLS-versleutelde) verbinding verzonden en opgeslagen in ons sollicitantenbeheersysteem. Dit systeem wordt geleverd door Personio SE & Co. KG, München, Duitsland (https://www.personio.com/legal-notice/). Personio treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG; wij hebben hiervoor een verwerkersovereenkomst gesloten. De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
Wij verstrekken je gegevens niet aan andere derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht op:
- inzage in je persoonsgegevens (artikel 15 AVG);
- rectificatie van onjuiste gegevens (artikel 16 AVG);
- verwijdering van je gegevens (artikel 17 AVG);
- beperking van de verwerking (artikel 18 AVG);
- overdraagbaarheid van je gegevens (artikel 20 AVG);
- bezwaar tegen de verwerking (artikel 21 AVG).
Verwerken wij gegevens op basis van jouw toestemming, dan kun je die toestemming op ieder moment intrekken (artikel 7 lid 3 AVG). Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Om je rechten uit te oefenen kun je contact opnemen met onze HR-afdeling via hr@nnz.nl of per post via Koninklijke NNZ B.V., t.a.v. HR / Privacy, Aarhusweg 1, 9723 JJ Groningen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer wet- en regelgeving of onze sollicitatieprocedure daar aanleiding toe geeft. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze vacaturepagina en geldt voor iedere sollicitatie die daarna wordt ingediend.
Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website
General information
This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio.
In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.
The controller
The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact:
privacy@personio.com
Access logs (“server logs”)
Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual.
Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG.
Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web.
These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.
Error logs
So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG.
When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected.
These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.
Use of cookies
So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”).
On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR).
Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session
Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.
Rights of data subjects
If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR.
To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).
Concluding provisions
Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.